[THỦ THUẬT]Trình bày luận văn bằng MS. Word

Bài 1. Cấu trúc bài luận văn

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Ví dụ đề tài luận văn của chúng ta là:

KHẢ NĂNG CẠNH TRANH CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG PHÂN PHỐI BÁN LẺ SAU KHI VIỆT NAM GIA NHẬP WTO

Bài luận văn bao gồm các phần sau:

• Bìa chính
• Bìa lót
• Lời cảm ơn
• Mục lục
• Danh mục các chữ viết tắt
• Danh mục các bảng
• Danh mục các hình vẽ, đồ thị
• Nội dung chính của bài luận văn (MỞ ĐẦU, CHƯƠNG 1, CHƯƠNG 2, CHƯƠNG 3, KẾT LUẬN)
• Danh mục tài liệu tham khảo
• Phụ lục

Bài 2. Định dạng trang giấy

Học cách sử dụng MS. WORD thông qua cách trình bày một bài luận văn.

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Định dạng trang giấy tức là ta chọn khổ giấy, căn lề (trái, phải, trên, dưới,...), chọn chiều dọc hoặc ngang, ... cho trang giấy.

Đặt khổ giấy

• Trên thanh công cụ chọn Page Layout
• Chọn Page Setup
• Trong mục Paper, chọn Paper size: A4
• Apply to: Whole document

Đặt khoảng cách từ lề đến mép trang giấy - Margins

• Top: 2cm

Là khoảng cách từ lề trên đến mép trang giấy

• Bottom: 2cm

Là khoảng cách từ lề dưới đến mép trang giấy

• Left: 3cm

Là khoảng cách từ lề trái đến mép trang giấy

• Right: 2cm

Là khoảng cách từ lề phải đến mép trang giấy

• Gutter:0cm

Là khoảng cách đặt lùi mép trang giấy để đóng quyển

• Gutter position: Left

Là vị trí gáy sách khi đóng quyển. Vị trí gáy có thể đặt bên trái hoặc bên trên trang giấy

Đặt chiều trang giấy - Orientation

• Portrait

Để chọn đặt trang giấy theo chiều dọc

• Landscape

Để chọn đặt trang giấy theo chiều ngang

Bài 3. Định cấp độ của các đề mục và đoạn nội dung

Học cách sử dụng MS. WORD thông qua cách trình bày một bài luận văn.

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Mục đích của định dạng đề mục và nội dung:

• Các đề mục được định dạng một cách hệ thống
• Các đề mục được định dạng tự động, nhanh và chính xác
• Giúp cho MS Word hiểu được cấp của các đề mục
• Giúp tạo mục lục nhanh chóng

Ta dựa vào mục lục mà ta muốn lập để xác định cấp độ của các đề mục và phần nội dung.

Ví dụ:

Ta có đề tài luận văn sau:

KHẢ NĂNG CẠNH TRANH CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG PHÂN PHỐI BÁN LẺ SAU KHI VIỆT NAM GIA NHẬP WTO

Bài luận văn bao gồm các phần sau:

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4. Các phương pháp nghiên cứu

5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu

6. Bố cục luận văn

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1. Cạnh tranh

1.1.1. Khái niệm

Cạnh tranh là …

….

1.1.2. Phân loại

...

1.2. Doanh nghiệp phân phối bán lẻ

1.2.1. Khái niệm

...

1.2.2. Vai trò

...

1.2.3. Đặc điểm

...

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG

...

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP

...

KẾT LUẬN

...

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

…

PHỤ LỤC

...

Cấp độ của các đề mục

Cấp độ 1

Bao gồm:

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Cấp độ 2

(Mở đầu)

1. Tính cấp thiết của đề tài

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

...

(Chương 1)

1.1 Cạnh tranh

1.2 Doanh nghiệp phân phối bán lẻ

…

Cấp độ 3

Bao gồm:

1.1.1 Khái niệm

1.1.2 Phân loại

...

1.2.1 Khái niệm

1.2.2 Vai trò

…

Phần nội dung

Ví dụ:

1.1.1 Khái niệm

Cạnh tranh là ….

Khái niệm về cạnh tranh “Cạnh tranh là …” sẽ được định dạng là phần nội dung. Phần nội dung sẽ không xuất hiện trong mục lục.

Bài 4. Định dạng đề mục cấp độ 1 không được đánh số thứ tự

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Các đề mục cấp độ 1 không được đánh số thứ tự là:

• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC CÁC BẢNG
• DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
• MỞ ĐẦU
• KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Các bước định dạng

Ví dụ:

Định dạng đề mục LỜI CẢM ƠN

Ta làm như sau:

• Viết in hoa đề mục: LỜI CẢM ƠN
• Căn đề mục ra giữa trang giấy
• Chọn font chữ Times New Roman
• Chọn cỡ chữ 13
• Bôi đen nội dung đề mục
• Chọn Paragraph trên thanh công cụ
• Trong mục Outline level, chọn level 1
• Trong mục Spacing, After, ta chọn 12pt để khoảng cách giữa đề mục này và phần tiếp theo là 12pt (tương đương 4,23 mm)
• Nhấn OK để hoàn thành định dạng cho phần đề mục này

Lưu định dạng

• Vẫn bôi đen đề mục LỜI CẢM ƠN.
• Trên thanh công cụ chọn Styles
• Chọn Save Selection as a New Quick Style và đặt tên cho định dạng này là LVcap1

Định dạng các đề mục cùng cấp còn lại

Ví dụ:

Định dạng đề mục MỤC LỤC

Ta làm như sau:

• Bôi đen đề mục
• Trên thanh công cụ mở toàn bộ phần Styles
• Chọn LVcap1
• MỤC LỤC đã được định dạng là đề mục cấp 1 và được định dạng giống với định dạng của LỜI CẢM ƠN

Bài 5. Định dạng đề mục các chương

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Để định dạng và đánh số thứ tự cho các đề mục thuộc các chương ta làm như sau:

Bước 1: Định dạng, đặt cấp độ cho các đề mục và đặt tên cho các kiểu định dạng của các đề mục

Bước 2: Tạo danh sách, đánh số thứ tự và sự liên kết giữa các cấp độ của đề mục

Bước 1

Định dạng, đặt cấp độ cho các đề mục

Định dạng các đề mục cấp 1

• Bôi đen nội dung đề mục
• Chọn font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, chữ đậm, căn giữa
• Trên thanh công cụ chọn Paragraph
• Chọn Outline level 1
• Nhấn OK

• Lưu định dạng
• Bôi đen đề mục
• Trên thanh công cụ chọn Styles
• Chọn Save Selection as a New Quick Style và đặt tên cho định dạng này là Chcap1

Định dạng các đề mục cấp 2

• Bôi đen nội dung đề mục
• Chọn font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, chữ đậm
• Trên thanh công cụ chọn Paragraph
• Chọn Outline level 2
• Nhấn OK
• Lưu định dạng
• Bôi đen đề mục
• Trên thanh công cụ chọn Styles
• Chọn Save Selection as a New Quick Style và đặt tên cho định dạng này là Chcap2

Định dạng các đề mục cấp 3

• Bôi đen nội dung đề mục
• Chọn font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, chữ đậm
• Trên thanh công cụ chọn Paragraph
• Chọn Outline level 3
• Nhấn OK
• Lưu định dạng
• Bôi đen đề mục
• Trên thanh công cụ chọn Styles
• Chọn Save Selection as a New Quick Style và đặt tên cho định dạng này là Chcap3

Bước 2

Đánh số thứ tự, tạo danh sách và sự liên kết giữa các cấp độ đề mục

Đánh số thứ tự cho đề mục

Tạo danh sách và sự liên kết giữa các cấp độ đề mục.

Trên thanh công cụ chọn Define New Multilevel List

• Click level to modify:1
• Link level to style: Chcap1
• Level to show in galery: Level 1
• Number style for this level: 1, 2, 3, ...
• Enter formating for number: CHƯƠNG 1

Giữ nguyên số 1 đang được bôi đen, đánh thêm từ CHƯƠNG vào trước, xoá dấu chấm sau số 1 được bôi đen. Số 1 được bôi đen là số ở dạng động, tức là có thể tự động thay đổi thành 2, 3, … ở các định dạng cùng cấp tiếp theo. Số không được bôi đen là số ở dạng tĩnh, không thể tự động thay đổi được.

• Font: Times New Roman; Font style: Bold; Size: 13
• Start at: 1
• Numer alignment: Left
• Aligned at: 0”

Đây là khoảng cách từ lề đến số thứ tự

• Text indent at: 0”

Đây là khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục kể từ dòng thứ 2 đối với trường hợp đề mục dài nhiều dòng. Khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục ở dòng thứ nhất bằng khoảng cách từ lề đến số thứ tự cộng dấu cách/dấu tab/hoặc không cộng thêm gì tuỳ lựa chọn trong phần Follow number with.

• Follow number with: Nothing (là khoảng cách từ số thứ tự đến nội dung đề mục)
• Click level to modify: 2
• Link level to style: Chcap2
• Level to show in galery: Level 2
• Number style for this level: 1, 2, 3, ...
• Enter formating for number: 1.1.
• Số thứ tự có thể tự động xuất hiện
• Nếu số thứ tự không tự động xuất hiện thì đặt chuột ở trước số 1 được bôi đen tự động, sau đó chọn Include level number from: Level 1
• Thêm dấu chấm ở cuối mỗi số 1
• Số thứ tự xuất hiện phải được tự động bôi đen thì mới có thể thay đổi tự động ở các định dạng cùng cấp tiếp theo.
• Font: Times New Roman; Font style: Bold; Size: 13
• Start at: 1
• Restart list after: Level 1
• Numer alignment: Left
• Aligned at: 0”

Đây là khoảng cách từ lề đến số thứ tự

• Text indent at: 0”

Đây là khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục kể từ dòng thứ 2 đối với trường hợp đề mục dài nhiều dòng. Khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục ở dòng thứ nhất bằng khoảng cách từ lề đến số thứ tự cộng dấu cách/dấu tab/hoặc không cộng thêm gì tuỳ lựa chọn trong phần Follow number with.

• Follow number with: Space

Đây là khoảng cách từ số thứ tự đến nội dung đề mục.

• Click level to modify: 3
• Link level to style: Chcap3
• Level to show in galery: Level 3
• Number style for this level: 1, 2, 3, ...
• Enter formating for number: 1.1.1.
• Số thứ tự có thể tự động xuất hiện
• Nếu số thứ tự không tự động xuất hiện
• Đặt chuột ở trước số 1 được bôi đen tự động, sau đó chọn Include level number from: Level 2;
• Đặt chuột ở trước số 1 được bôi đen tự động, sau đó tiếp tục chọn Include level number from: Level 1
• Thêm các dấu chấm ở cuối mỗi số 1
• Số thứ tự xuất hiện phải được tự động bôi đen thì mới có thể thay đổi tự động ở các định dạng cùng cấp tiếp theo.
• Font: Times New Roman; Font style: Bold; Size: 13
• Start at: 1
• Restart list after: Level 2
• Numer alignment: Left
• Aligned at: 0”

Đây là khoảng cách từ lề đến số thứ tự

• Text indent at: 0”

Đây là khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục kể từ dòng thứ 2 đối với trường hợp đề mục dài nhiều dòng. Khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục ở dòng thứ nhất bằng khoảng cách từ lề đến số thứ tự cộng dấu cách/dấu tab/hoặc không cộng thêm gì tuỳ lựa chọn trong phần Follow number with.

• Follow number with: Space (là khoảng cách từ số thứ tự đến nội dung đề mục)
• Nhấn OK để hoàn thành việc tạo danh sách và sự liên kết giữa các cấp độ đề mục

Định dạng và đánh số thứ tự cho các đề mục còn lại thuộc các chương

• Bôi đen đề mục cần định dạng
• Trên thanh công cụ mở toàn bộ phần Styles
• Chọn Chcap1, Chcap2, Chcap3 tương ứng với các đề mục

Bài 6. Định dạng đoạn nội dung

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Định dạng đoạn nội dung là căn lề cho đoạn nội dung, định khoảng cách giữa hai dòng trong một đoan, khoảng cách giữa hai đoạn, khoảng cách thụt vào đầu dòng của dòng đầu tiên.

Các bước thực hiện

• Bôi đen đoạn nội dung cần định dạng

• Trên thanh công cụ chọn Paragraph trong mục Home

• Alignment: Justified

Chọn Justified để các ký tự được căn cả lề trái và lề phải

• Outline level: Body Text

Chọn Body Text để xác định đây là đoạn nội dung chứ không phải tiêu đề

• Left: 0”

Là khoảng cách từ đoạn nội dung đến lề trái. Left: 0” là viết sát lề trái

• Right: 0”

Là khoảng cách từ đoạn nội dung đến lề phải. Left: 0” là viết sát lề phải

• Special: First Line; By: 0.5”

Dòng đầu tiên của đoạn nội dung được thụt vào đầu dòng 0.5”

• Before: 12”

Là khoảng cách từ đoạn nội dung đang được định dạng đến đoạn nội dung liền trước

• After: 12”

Là khoảng cách từ đoạn nội dung đang được định dạng đến đoạn nội dung liền trước

• Line spacing: Multiple; At: 1.3

Là khoảng cách giữa hai dòng của đoạn văn bằng 1.3 lần khoảng cách giữa hai dòng đơn. Khoảng cách giữa hai dòng đơn là khoảng cách giữa hai dòng khi ta chọn Line spacing là Single.

• Nhấn OK để hoàn thành việc định dạng

Bài 7. Trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Khi sử dụng nội dung trong bài viết của các tác giả khác, ta phải trích dẫn nguồn thông tin đó của ai, trong tài liệu nào. Để trích dẫn tài liệu tham khảo, ta cần làm thực hiện:

• Thứ nhất: trích dẫn thông tin tham khảo trong phần nội dung
• Thứ hai: tạo danh mục các tài liệu tham khảo ở cuối cuốn luận văn

Ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tạo danh sách các tài liệu tham khảo

Để trích dẫn nguồn tham khảo và tạo danh mục tài liệu tham khảo ta làm như sau:

Bước 1: Nhập thông tin nguồn tài liệu tham khảo

Bước 2: Tạo

Trên thanh công cụ, chọn References

• Chọn Insert Citation
• Chọn Add New Source để thêm tài liệu vào danh mục
• Type of Source:
• Chọn Book nếu tài liệu là sách
• Chọn Book Section nếu phần trích dẫn thuộc một phần của một cuốn sách (có thể chỉ rõ tên của phần đó, số trang của phần đó trong cuốn sách)
• Chọn Journal Article nếu là báo ngày
• Chọn Article in a Periodical nếu là báo theo kỳ (tháng/quý/năm,...)
• Chọn Conference Proceeding nếu là bài viết của hội thảo
• Chọn Report nếu là báo cáo

Ví dụ, chọn Book

• Author:
• Nhập trực tiếp tên tác giả. Ví dụ, Nguyễn Văn A
• Vào Edit để nhập từng mục
• Last: Họ
• First: Tên
• Middle: Tên đệm

Nhấn Add, sau đó nhấn OK

• Title: Tên sách. Ví dụ: Cạnh tranh trong nền kinh tế mở
• Year: Năm xuất bản. Ví dụ: 2010
• City: Thành phố nơi xuất bản. Ví dụ: Hà Nội
• Publisher: Nhà xuất bản. Ví dụ: Hoà Bình
• Nhấn OK để hoàn thành việc nhập thông tin về cuốn sách

Bằng cách tương tự, ta nhập thông tin về những tài liệu tham khảo khác.

Danh sách các tài liệu tham khảo này sẽ được lưu trong Master List của Manage Sources và ta có thể sử dụng cho những bài viết khoa học khác.

Bước 2: Tạo danh mục tài liệu tham khảo của luận văn trong Manage Sources

• Trên thanh công cụ chọn Manage Sources
• Trong mục Master List chọn nguồn tài liệu trích dẫn, sau đó chọn để đưa nguồn trích dẫn sang mục Current List. Toàn bộ tài liệu trong Current List sẽ xuất hiện trong danh mục tài liệu tham khảo ở cuối luận văn
• Nhấn Close để đóng cửa sổ Manage Sources

Bước 3: Trích dẫn trong phần nội dung bài luận văn

• Đặt chuột ở vị trí cần trích dẫn nguồn
• Trên thanh công cụ chọn Insert Citation
• Nhấn chuột vào tài liệu cần trích dẫn để nguồn trích dẫn xuất hiện trong phần nội dung luận văn tại vị trí đặt chuột.

Bước 4: Tạo danh mục tài liệu tham khảo ở cuối luận văn

• Đặt chuột tại vị trí cần đặt danh mục tài liệu tham khảo
• Trên thanh công cụ chọn Bibliography
• Chọn Insert Bibliography, toàn bộ danh mục tài liệu trong Current List đã tạo sẽ xuất hiện trong danh mục tài liệu tham khảo

Bước 5: Chọn kiểu của trích dẫn

Trên thanh công cụ chọn kiểu muốn dùng trong mục Style

Bước 6: Kiểm tra, rà soát danh mục tài liệu tham khảo

• Trên thanh công cụ chọn Manage Sources
• Trong Current List, những tài liệu đã được trích dẫn sẽ được đánh dấu v (cited source) phía trước.
• Nếu thấy xuất hiện tài liệu chưa được đánh dấu:
• Hoặc phải thêm phần trích dẫn này trong nội dung luận văn (nếu phải trích dẫn)
• Hoặc phải xoá tài liệu này trong danh mục tài liệu tham khảo bằng cách xoá nó trong Current List (nếu luận văn không tham khảo tài liệu này)

Bài 8. Đánh số trang

Các bạn có thể nhấn chuột vào link dưới để xem video hướng dẫn của mình về đánh số trang trên Youtube.com
Link:
Đánh số trang

Bài 9. Tạo mục lục

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Để tạo được mục lục trong Word, ta phải hoàn thành việc định dạng và đánh số thứ tự cho tất cả các đề mục sẽ xuất hiện trong mục lục.

Tạo mục lục

• Đặt chuột vào vị trí muốn đặt mục lục
• Trên thanh công cụ chọn Refrences
• Chọn Table of Contents
• Chọn Insert table of Contents
• Chọn Show page numbers để số trang xuất hiện tương ứng với các mục
• Chọn Right align page numbers để số trang được căn sang lề phải
• Trong mục Tab leader, chọn kiểu liên kết giữa tên đề mục và số trang
• Trong mục Show level, chọn số cấp độ sẽ xuất hiện trong mục lục
• Nhấn OK để hoàn thành mục lục

Định dạng lại và chỉnh sửa mục lục

• Ta có thể định dạng lại mục lục như thay đổi cỡ chữ, thêm một số ký tự (ví dụ đánh dấu hai chấm sau số chương,...) và giữ nguyên những thay đổi này. Khi cập nhật mục lục, ta chỉ cập nhật số trang của mỗi phần.
• Phần tên các chương gồm hai dòng, khi xuống dòng ta nhấn SHIFT + ENTER để hai dòng này được viết cùng dòng trong phần mục lục tự động.

Cập nhật mục lục

Trong quá trình chỉnh sửa, ta có thể thay đổi tên các đề mục, chỉnh sửa, thêm, bớt nội dung làm cho số trang của các phần thay đổi. Khi đó, ta phải cập nhật lại mục lục. Cách làm như sau:

• Đặt chuột vào phần nội dung của mục lục
• Nhấn chuột phải
• Chọn Update Field
• Chọn Update page numbers only nếu ta chỉnh sửa phần nội dung của luận văn nhưng không có những chỉnh sửa đối với các đề mục. Lựa chọn này cho phép ta cập nhật lại số trang tương ứng với các đề mục mà không làm mất đi phần định dạng và nội dung chúng ta đã chỉnh sửa đối với bảng mục lục
• Chọn Update entire table nếu ta muốn cập nhật lại toàn bộ mục lục. Lựa chọn này sẽ xoá bỏ toàn bộ những thay đổi về định dạng và nội dung mục lục mà ta đã chỉnh sửa, thêm, bớt trong bảng mục lục.

Bài 10. Tạo danh mục bảng, biểu, sơ đồ, đồ thị

Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Chào các bạn, bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo danh mục bảng biểu, sơ đồ trong Ms. Word.

Giả sử các bạn phải lập danh mục gồm:

• Bảng 1: Tổng doanh thu bán hàng các quý
• Bảng 2: Số lượt khách các quý
• Đồ thị 1: Tỷ lệ % doanh thu bán hàng các quý

Cách làm như sau:

Bước 1: Tạo nhóm danh mục bảng biểu, sơ đồ, đồ thị

Trên thanh công cụ, các bạn vào References, chọn Insert Caption để đặt tên cho các bảng biểu, sơ đồ. Cửa sổ Caption hiện ra, ta tạo nhóm cho danh mục bảng biểu, sơ đồ bằng cách chọn New Label.

Trong ví dụ này ta có hai nhóm là:

• Nhóm các bảng
• Nhóm các đồ thị.

Đầu tiên ta tạo nhóm các bảng bằng cách đánh máy từ Bảng vào cửa sổ New Label rồi nhấn OK. Sau đó ta lại tiếp tục chọn New Label và đặt tên là Đồ thị và nhấn OK. Ta đã hoàn thành việc tạo nhóm bảng biểu, sơ đồ, đồ thị.

Bước 2: Đặt tên cho các bảng biểu, sơ đồ, đồ thị

Vẫn trong cửa sổ Caption, ta đặt tên bảng biểu, sơ đồ, đồ thị trong mục Caption.

• Nhập tên Doanh thi bán hàng các quý và chọn Label là Bảng
• Nhập tên Tỷ lệ doanh thu bán hàng các quý và chọn Lable là Đồ thị
• Nhập tên Số lượt khách các quý và chọn Label là Bảng

Ta đã hoàn thành xong việc nhập tên cho các bảng biểu, sơ đồ, đồ thị. Word sẽ tự động đánh số thứ tự cho các bảng biểu, sơ đồ, đồ thị của bạn và bạn không phải lo lắng về việc nhầm lẫn khi đánh số thứ tự.

Bước 3: Chèn danh mục bảng biể, sơ đồ, đồ thị

Trên thanh công cụ, chọn References, chọn Insert Table of Figures

Trong mục Caption Label chọn Label là Bảng và nhấn OK

Bảng 1: Doanh thu bán hàng các quý

Bảng 2 Số lượt khách các quý

Danh mục các bảng đã xuất hiện

Tiếp tục, ta lại chọn References, Insert Table of Figures và chọn Label là Đồ thị sau đó nhấn OK. Danh mục các đồ thị đã xuất hiện.

Đồ thị 1: Tỷ lệ % doanh thu bán hàng các quý

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành xong việc tạo danh mục các bảng, biểu, sơ đồ, đồ thị trong Ms. Word.

Bảng 1: Doanh thu bán hàng các quý

Quý	Doanh thu (triệu đồng)
Tháng I
Tháng II
Tháng II
Tháng IV

Đồ thị 1: Tỷ lệ doanh thu bán hàng các quý

Bảng 2 Số lượt khách các quý

Quý	Số lượt khách
Tháng I
Tháng II
Tháng II
Tháng IV

Nguồn: sotaycuahanh